Niewątpliwie, okres spowolnienia gospodarczego, wiele firm i korporacji stara się przetrwać z jednej strony tnąc koszty, a z drugiej poszukując zleceń u pewnych i wypłacalnych płatników. Takimi zleceniodawcami są oczywiście instytucje rządowe i samorządowe. Nie inaczej jest w szeroko określanej branży IT. Rewolucja internetowa ostatnich lat oraz wymogi unijne powodują, że jednostki samorządu inwestują w tworzenie stron www, tak by nadgonić stracony czas i zapewnić ich petentom jak najlepszą obsługę. Jednocześnie strony WWW usprawniają przepływ dokumentów oraz ułatwiają obsługę, co przyczynia się do zmniejszenia nakładów pracy urzędników.
Podstawowym problemem związanym z obsługą klientów samorządowych są więzy prawne i organizacyjne krępujące swobodę działania, co z kolei powoduje, że nawet tworzenie stron www, będące przecież stosunkowo prostą usługą w sensie organizacyjnym, natrafia na bariery i przeszkody pozornie nie do ominięcia. Dla firm, po raz pierwszy obsługujących tego typu kontrahentów, może być to sporym zaskoczeniem.
Należy także pamiętać, że wiele urzędów i jednostek samorządu terytorialnego decyduje się na inwestycje w tworzenie stron www tylko z powodu realizacji odgórnych wytycznych. Powoduje to, że tworzone strony nie będą skupione na profesjonalnej komunikacji z mieszkańcami lub osobami korzystającymi z usług urzędu, a jedynie pomogą wypełnić przysłowiowy plan. Na szczęście da się znaleźć wiele urzędów, których inwestycje w tworzenie stron www stanowią chlubny wyjątek będący odstępstwem od tej przerażającej, z punktu widzenia petenta reguły.
Tworzenie stron WWW z myślą o klientach urzędów powinno realizować kilka funkcji:
- profesjonalną i kompleksową prezentację informacji o urzędzie i jego kompetencjach
- prezentację wzorów pism oraz sposobów załatwiania spraw urzędowych wraz z przykładami
- obsługę możliwości kontaktu z urzędem i obsługę obiegu dokumentów
Są to z cała pewnością dość proste wytyczne, mimo to często napotykają jednak bariery nie do przebycia. Jeśli jednak natrafimy w urzędzie na osoby zaangażowane i kompetentne okazuje się, iż wiele problemów i barier staje się prostych do przełamania, a początkowe obawy przegrywają z nowymi możliwościami jakie daje profesjonalne tworzenie stron www czyli wdrożenie e-urzędu.